Os Jogos Olímpicos Rio 2016 começam nessa semana e vão reunir cerca de 10 mil atletas de mais de 200 países, disputando 2.102 medalhas. Somente nos aeroportos cariocas é esperada a circulação de mais de um milhão de pessoas durante a competição, entre atletas, delegações e turistas.
Frente a números tão expressivos, o Brasil precisou se preparar, com a realização de diversas obras e adequações das instalações esportivas e não esportivas dos Jogos Olímpicos, em atendimento às exigências do Comitê Olímpico da Rio 2016 e confederações internacionais. Para isso, desde 2011, foi colocado em prática um amplo projeto de gestão, visando garantir que as instalações, principalmente dos Complexos Esportivos localizados em Deodoro e na Barra da Tijuca (bairros do Rio de Janeiro), fossem concluídas de acordo com o planejamento.
Em apoio a esse amplo projeto de gestão, a Fundação EZUTE tem atuado junto ao Ministério do Esporte, que tem a incumbência de repassar os recursos financeiros federais para Estado e Município do Rio de Janeiro, objetivando a realização de tais obras.
Entidade de direito privado sem fins lucrativos, a Fundação EZUTE tem uma grande reputação pelo conhecimento acumulado em projetos que auxiliam na afirmação da soberania nacional e no desenvolvimento de soluções integradoras, como o Sistema de Vigilância da Amazônia (SIVAM). E essa experiência foi determinante para o desenvolvimento do projeto de gestão, responsável por garantir a conformidade com orçamento, prazos, requisitos olímpicos e parâmetros legais. Ao ser selecionada pelo Ministério, a Fundação Ezute fez uma imersão no “universo” dos Jogos Olímpicos para entender os desafios e vislumbrar as oportunidades.
“A partir desse amplo estudo nasceu a relação institucional com o Ministério do Esporte que acabou resultando em um projeto de consultoria para apoiar o órgão na missão que lhe foi destinada em relação aos Jogos”, destaca o diretor de Projetos Especiais da Fundação EZUTE, Flávio Firmino.
O trabalho da EZUTE implicou gerenciar etapas, coordenar diversos projetos, integrar fornecedores e profissionais, etc. Em suma, foram múltiplas ações objetivando o cumprimento de orçamentos e prazos e, ainda, a execução de obras de acordo com o estabelecido pelos organizadores, pelos requisitos olímpicos, pelos órgãos regulamentadores do evento esportivo e, também, pelos parâmetros legais. Para se ter uma ideia da complexidade desta missão, nesse projeto foram analisados mais de 10.000 requisitos olímpicos, e processos foram monitorados em 35 instalações. A fim de coordenar todas as ações, a Fundação Ezute envolveu uma equipe com mais de 60 pessoas, divididas entre Rio de Janeiro, São Paulo e Brasília.
“Estamos falando de 35 instalações com processos e planejamentos distintos e sobrepostos e um cronograma unificado, além do gerenciamento de riscos relacionado. Além disso, praticamente todos os ministérios e diversas secretarias trabalharam de forma conjunta, o que torna necessário o controle integrado dessa operação, com o gerenciamento da comunicação e de todos os pontos críticos e a resolução de problemas quando necessária”, destaca Firmino.
O cumprimento dos prazos foi outro ponto crucial do Projeto de Gestão em função do calendário estabelecido mundialmente para o evento. Com o objetivo de cumprir esse desafio à risca, foi elaborado um plano mestre para controle do cronograma de cada uma das instalações, o que permitiu acompanhar a evolução de cada fase dos projetos e estabelecer comparação com o cronograma original da Rio 2016, empresa ligada ao Comitê Olímpico Brasileiro, responsável pela operação dos jogos. Tal controle forneceu os subsídios necessários para identificar atrasos e desvios, discutir ações, tanto preventivas como corretivas, e traçar planos de ação.
O apoio da EZUTE teve como objetivo, também, garantir a homologação das instalações, pelo atendimento aos rigorosos padrões técnicos definidos pelo Comitê Olímpico Internacional e pelas federações esportivas internacionais.
Para toda essa operação de análise e controle, a Fundação EZUTE desenvolveu o Guia de Monitoramento de Projetos e Obras. O Guia é uma ferramenta que serve como roteiro e checklist, estabelecendo diretrizes para todas as etapas (administrativa, institucional, orçamentária e técnica) e processos (abertura, planejamento, licitação, análise orçamentária e técnica) do programa. O documento permite sustentar a identificação e o gerenciamento de pontos críticos, além do levantamento e análise dos documentos técnicos, orçamentários, de aquisição e de modelagem institucional relacionados a cada evento.
A transparência das informações para o gestor público é outro ponto de destaque dessa consultoria realizada pela Fundação EZUTE. Foi criada uma Plataforma de Gestão Integrada – importante legado para o Ministério do Esporte. Essa plataforma tecnológica tem como foco principal todo o ciclo de desenvolvimento de cada instalação. Possui mecanismos para gestão de pontos críticos, cronogramas, requisitos e também painéis estratégicos, apresentando-se como um instrumento para o apoio à tomada de decisão.
A Plataforma também atua como repositório, catalogado e indexado, de toda a documentação sobre cada uma das instalações de responsabilidade do Ministério do Esporte, o que torna mais dinâmico o atendimento aos órgãos de controle externo e interno da administração da pública.
O apoio da Fundação permitiu, também, que a Secretaria Nacional de Esporte de Alto Rendimento/ Ministério do Esporte (SNEAR/ME) identificasse os pontos críticos de competência de outros agentes envolvidos no processo, e tomasse providências quanto ao tratamento adequado para eventuais inconsistências. “Projetos como esse contribuem para desenvolver a maturidade em gestão, de forma a garantir eficiência e eficácia na condução de outros programas e projetos públicos, num conceito denominado desenvolvimento institucional”,
